Urząd Miasta i Gminy Murowana Goślina Biuletyn Informacji Publicznej

z dnia: 25.05.2004

w sprawie: wprowadzenia Regulaminu pracy komisji przetargowej w Urzędzie Miasta

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U.
z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, ze zm.) oraz art. 21 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Niniejszy regulamin określa tryb pracy komisji przetargowej, zwanej dalej „komisją", powoływanej i odwoływanej przez Burmistrza Miasta i Gminy Murowana Goślina dla przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
w Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina.
2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
2.1. Pzp lub ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 ze zm.),
2.2. zarządzeniu - należy przez to rozumieć niniejsze zarządzenie,
2.3. zamawiającym - należy przez to rozumieć Gminę Murowana Goślina,
2.4. kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy, który - zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową - jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowio¬nych przez zamawiającego,
2.5. specyfikacji (siwz) – należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia, o której mowa w art.36 Pzp lub projekt umowy przy zamówieniu
z wolnej ręki,
2.6. wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się
o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego,
2.7. protokole – należy przez to rozumieć protokół, o którym mowa w art.96 Pzp,
2.8. zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wy¬konawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
§ 2

1. Komisja przetargowa wykonuje czynności związane z przygotowaniem
i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, dla którego została powołana.
2. Wykonując czynności, o których mowa w zarządzeniu, komisja przetargowa stosuje przepisy Pzp oraz postanowienia niniejszego zarządzenia.
3. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego.

§ 3

1. Członków komisji w liczbie nie mniejszej niż trzech, zarządzeniem powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego lub inna osoba wykonująca czynności kierownika zamawiającego.
2. W skład komisji przetargowej wchodzą:
2.1. pracownik ds. zamówień publicznych jako przewodniczący komisji przetargowej,
2.2. osoba zajmująca się merytorycznie przedmiotem zamówienia jako sekretarz,
2.3. członek komisji – osoba wyznaczona przez kierownika zamawiającego.
3. Kierownik zamawiającego:
3.1. powołuje innych członków komisji, jeśli uzna to za niezbędne,
3.2. może powołać inny skład komisji aniżeli przedstawiony w ust. 2.
4. Wyznaczenie osób do składu komisji przetargowej następuje w szczególności
z uwzględnieniem odpowiednich kwalifikacji związanych z przedmiotem zamówienia.

§ 4

1. Komisja przetargowa przystępuje do wykonywania czynności niezwłocznie po jej powołaniu przez kierownika zamawiającego oraz po otrzymaniu materiałów umożliwiających przygotowanie projektów dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania i wymaganych przepisami ustawy oraz przepisami wykonawczymi.
2. Zakończenie prac komisji przetargowej następuje z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania.

§ 5

1. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez komisję wymagana jest obecność co najmniej połowy jej członków.
2. Członkowie komisji mają prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach komisji.
3. Członkowie komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych.
4. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.
5. Członek komisji przetargowej po ujawnieniu wykonawców ubiegających się lub zamierzających ubiegać się o zamówienie publiczne, z uwzględnieniem postanowień
ust. 7, składa pisemne oświadczenie, że nie podlega wyłączeniu z udziału
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o treści wymaganej przepisami art. 17 ust. 1 ustawy.
6. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności,
o których mowa w art. 17 ust.1 Pzp, niezłożenia takiego oświadczenia w terminie lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i występuje do kierownika zamawiającego o odwołanie tego członka.
7. Przewodniczący komisji wnioskuje do kierownika zamawiającego o odwołanie członka komisji w przypadku:
7.1. wyłączenia się członka komisji z jej prac,
7.2. nierzetelnego i nieobiektywnego wykonywania powierzonych mu czynności,
7.3. zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach komisji.
8. Kierownik zamawiającego odwołując członka komisji może wskazać do składu komisji przetargowej nową osobę. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio kierownik zamawiającego.
3. Czynności komisji przetargowej, jeżeli zostały wykonane z udziałem członka, podlegającego wykluczeniu, po powzięciu przez niego wiadomości o okolicznościach,
o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, powtarza się z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.
4. Jeżeli w związku z pracą komisji członek komisji otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić swoje zastrzeżenia przewodniczącemu. Członek komisji powinien również przedstawić przewodniczącemu swoje zastrzeżenia, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac komisji, w jego przekonaniu jest niezgodny z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki.
5. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 8 przez przewodniczącego komisji, członek komisji przedstawia je bezpośrednio kierownikowi zamawiającego.
6. Członkowie komisji nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami komisji - w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.

§ 6

1. Komisja przetargowa może obradować, gdy jest obecna co najmniej połowa jej składu osobowego.
2. W przypadku równej liczby głosów oddanych „za” i „przeciw” rozstrzyga głos osoby przewodniczącej obradom Komisji.
3. Członek komisji przetargowej nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać załączenia swojego pisemnego stanowiska do protokołu postępowania.

§ 7

1. Pracami komisji kieruje przewodniczący, do którego zadań należy:
1.1. odebranie oświadczeń z art. 17 ust. 1 ustawy od członków komisji oraz innych osób wykonujących czynności związane z postępowaniem o zamówienie publiczne,
1.2. informowanie kierownika zamawiającego o wystąpieniu okoliczności powodujących wykluczenie członka komisji,
1.3. wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
1.4. podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,
1.5. nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
1.6. informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
1.7. przedkładanie kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia protokołu postępowania o zamówienie publiczne.
2. W okresie nieobecności przewodniczącego komisji przetargowej czynności zastrzeżone dla niego wykonuje sekretarz komisji lub inna osoba wskazana przez kierownika zamawiającego.
3. W szczególności do zadań komisji należy:
3.1. przygotowanie wszelkich niezbędnych dokumentów do rozpoczęcia postępowania,
3.2. zapoznanie się z dokumentacją każdej procedury,
3.3. uczestniczenie w postępowaniach protestacyjnych oraz odwoławczych,
3.4. wykonywanie innych czynności proceduralnych, zgodnie z ustawą do momentu wyłonienia oferty najkorzystniejszej i zawarcia umowy z wykonawcą.
4. Komisja przetargowa korzysta z wzorów dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami i stosownie do wybranej procedury zamówień publicznych. Pracownik
ds. zamówień publicznych może ustalić dodatkowe wzory dokumentów, w zakresie nieuregulowanym ustawą i aktami wykonawczymi do niej, których zastosowanie usprawni przebieg postępowań o zamówienie publiczne i udzielanie zamówień.
5. Sekretarz komisji przetargowej prowadzi protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zapewnia formę pisemną postępowania o udzielenie zamówienia publicznego według wymagań określonych przepisami ustawy.
6. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiedzy specjalistycznej związanej z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, kierownik zamawiającego z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej może powołać biegłych.
6.1. Do biegłych stosuje się odpowiednio przepisy art. 17 ust. 1 ustawy. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie komisji bierze udział w jej pracach
z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

§ 8

1. Ustala się następujący tryb pracy komisji przetargowej:
1.1. przygotowanie wszelkich niezbędnych dokumentów w celu wszczęcia
i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym:
a) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,
b) projektu zaproszenia wymaganego dla danego typu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
c) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
d) projektów ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
e) projektów innych dokumentów, w szczególności wniosków kierownika zamawiającego do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą.
Przewodniczący komisji przetargowej może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przygotowanie poszczególnych dokumentów,
1.2. wydawanie siwz wykonawcom – przewodniczący komisji przetargowej może wyznaczyć osobę za to odpowiedzialną spośród członków komisji,
1.3. udzielanie wyjaśnień dotyczących treści siwz,
a) w zakresie merytorycznym wątpliwości pojawiające się w trakcie procedury wyjaśnia pisemnie - osoba zajmująca się merytorycznie przedmiotem zamówienia,
b) w zakresie formalno – prawnym wątpliwości pojawiające się w trakcie procedury wyjaśnia w szczególności pracownik ds. zamówień publicznych,
1.4. prowadzenie negocjacji z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,
1.5. dokonanie otwarcia ofert w terminie i miejscu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
a) przewodniczący komisji przetargowej przed otwarciem ofert informuje zebranych o:
- kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
- składzie komisji przetargowej,
- postępowaniu, którego dotyczy posiedzenie,
- miejscu i terminie ogłoszenia postępowania,
- miejscu i terminie składania ofert,
- ilości ofert, które wpłynęły w wyznaczonym terminie,
b) komisja otwiera oferty, podając do odnotowania w protokole imię i nazwisko wykonawcy, nazwę (firma) oraz adres (siedziba) wykonawcy, którego oferta jest otwierana, a także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji, warunków płatności zawartych
w ofercie,
1.6. komisja odsyła bez otwierania oferty, które wpłynęły po terminie,
1.7. komisja dokonuje oceny poprawności formalnej i merytorycznej ofert,
w szczególności poprzez:
a) stwierdzenie zgodności treści oferty z przepisami ustawy,
b) stwierdzenie przedłożenia w ofercie wszystkich dokumentów wymaganych
w siwz lub zaproszeniu,
c) stwierdzenie poprawności uwiarygodnień dokumentów oferty (podpisy, pieczątki, itp.),
d) dokonanie oceny ofert zgodnie z przyjętymi kryteriami (opisanymi w ogłoszeniu
i siwz).
Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny.
Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami można sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert. W takim przypadku pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert zastępuje się pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty,
1.8. komisja wnioskuje do kierownika zamawiającego o:
a) wykluczenie wykonawców,
b) o odrzucenie ofert.
1.9. o odrzuceniu komisja zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, podając
uzasadnienie faktyczne i prawne,
1.10. komisja przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź występuje o unieważnienie postępowania poprzez złożenie podpisów na protokole postępowania,
1.11. w przypadku zaistnienia okoliczności, powodujących unieważnienie postępowania, komisja występuje do kierownika zamawiającego, podając uzasadnienie oraz wskazując podstawę prawną oraz okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.
2. Komisja może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między komisją a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści z wyjątkiem ust. 3.
3. Komisja poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe
w obliczeniu ceny, zgodnie z art. 88 ustawy, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty.
4. Komisja wzywa wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, do uzupełnienia tych dokumentów w określonym terminie, jeżeli ich uzupełnienie skutkowałoby unieważnieniem postępowania.
5. Wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania dokonuje kierownik zamawiającego lub inna osoba wykonująca czynności kierownika zamawiającego, zatwierdzając propozycję komisji przetargowej.
6. Po zatwierdzeniu protokołu postępowania, komisja przesyła informacje o wyborze lub
o unieważnieniu postępowania do wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. W przypadku unieważnienia postępowania komisja przesyła uzasadnienie faktyczne i prawne oraz ogłasza wyniki na tablicy ogłoszeń Urzędu.
7. Komisja przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest stosując przepisy Działu VI ustawy:
7.1. w zakresie merytorycznym wątpliwości pojawiające się w trakcie procedury wyjaśnia w szczególności osoba zajmująca się przedmiotem zamówienia,
7.2. w zakresie formalno – prawnym wątpliwości pojawiające się w trakcie procedury wyjaśnia w szczególności osoba na stanowisku ds. zamówień publicznych.
8. Komisja poprzez wydanie pisemnej dyspozycji do Referatu Gospodarki Finansowej, zwraca wadium zgodnie z art. 46 ustawy - przewodniczący komisji przetargowej spośród członków komisji może wyznaczyć osobę za to odpowiedzialną.
9. Niezwłocznie po zawarciu umowy komisja przesyła – jeśli dotyczy - do Biuletynu Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, zgodnie z ustawą oraz informacje cenowe do Ministerstwa Infrastruktury - przewodniczący komisji przetargowej może wyznaczyć osobę za to odpowiedzialną spośród członków komisji.

§ 9

1. O wniesieniu protestu przez wykonawców przewodniczący komisji niezwłocznie informuje komisję i zwołuje jej posiedzenie.
2. Komisja wysyła informację o wniesieniu protestu wszystkim wykonawcom biorącym udział w postępowaniu.
3. Wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu w imieniu zamawiającego zobowiązane są, na wezwanie komisji, udzielić pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stanowiska komisji w sprawie rozstrzygnięcia protestu.
4. Protest, wraz ze stanowiskiem komisji, przewodniczący przekazuje do akceptacji kierownikowi zamawiającego.

§ 10

1. Kierownik zamawiającego zatwierdza w szczególności nw. dokumenty:
1.1. propozycję trybu udzielania zamówienia publicznego wraz z uzasadnieniem,
1.2. wystąpienia do Prezesa UZP,
1.3. ogłoszenia lub zaproszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
1.4. propozycję listy wykonawców, do których mogłoby być skierowane zaproszenie wraz z podaniem kryteriów kwalifikacyjnych,
1.5. wyjaśnienia dotyczące treści dokumentacji udostępnianej wykonawcom ubiegającym się lub zamierzającym się ubiegać o udzielenie zamówienia publicznego,
1.6. wykluczenie oferenta, odrzucenie oferty,
1.7. zatwierdzenie protokołu postępowania, stanowiącego jednocześnie propozycję komisji przetargowej wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania,
1.8. zawiadomienia o wyborze,
1.9. odpowiedzi na złożony protest.
2. W przypadku dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, podpisany przez komisję protokół stanowi propozycje wyboru oferty najkorzystniejszej.
3. Kierownik zamawiającego, akceptuje, podpisuje dokumenty, o których mowa w ust. 1 przekazywane uczestnikom postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty, jeżeli czynności dokonane w postępowaniu są zgodne z przepisami ustawy i przepisami wykonawczymi lub zatwierdza wniosek
o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiocie danego zamówienia.
4. W przypadku, gdy czynności, o których mowa w ust. 3 zostaną dokonane z naruszeniem przepisów prawa, kierownik zamawiającego, po stwierdzeniu zaistnienia takich okoliczności poleca powtórzenie tych czynności. W przypadku wystąpienia okoliczności skutkujących koniecznością unieważnienia postępowania, postępowanie unieważnia się.
5. Kierownik zamawiającego może wyznaczyć pod swoją nieobecność osobę, która będzie zatwierdzała dokumenty niezbędne do sprawnego przeprowadzenia postępowania.
6. Wszystkie pisma związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania parafowane są przez pracownika ds. zamówień publicznych.

§ 11

1. Kierownik zamawiającego stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa.
2. Na polecenie kierownika zamawiającego, komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa.
3. Przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej sprawie powierza się komisji w zmienionym składzie, jeżeli kierownik zamawiającego odmówi zatwierdzenia propozycji komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 12

Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikowi ds. zamówień publicznych oraz kierownikom referatów i osobom na stanowiskach samodzielnych.

§ 13

Traci moc Uchwała nr 51/2002 z dnia 3 września 2002 r. Zarządu Miasta i Gminy Murowana Goślina w sprawie zmiany Uchwały nr 6/2002 z dnia 5 lutego 2002 r. dotyczącej przyjęcia instrukcji przetargowej.

§ 14

W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem mają zastosowanie przepisy ustawy.

§ 15

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.