Urząd Miasta i Gminy Murowana Goślina Biuletyn Informacji Publicznej

z dnia: 11.06.2007

w sprawie: wprowadzenia Regulaminu pracy komisji przetargowej w Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (DzU z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) oraz art. 21 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. DzU z 2006 r.
Nr 164, poz. 1163; Nr 170, poz. 1217 oraz Nr 227, poz. 1658) i art. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (DzU Nr 82, poz. 560) zarządza się, co następuje:

§ 1
1. Niniejszy regulamin określa organizację, skład i tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, zwanej dalej „komisją", powoływanej i odwoływanej przez Burmistrza Miasta i Gminy Murowana Goślina dla przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina.
2. W przypadku zorganizowania konkursu, o którym mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych, niniejszego zarządzenia nie stosuje się, a Burmistrz w drodze zarządzenia, każdorazowo powołuje Sąd Konkursowy oraz określa organizację, skład i tryb jego pracy, jak również ustala regulamin konkursu.
3. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
3.1. Pzp lub ustawie -  należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych,
3.2. zarządzeniu - należy przez to rozumieć niniejsze zarządzenie,
3.3. zamawiającym - należy przez to rozumieć Gminę Murowana Goślina,
3.4. kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy, który - zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową - jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego,
3.5. specyfikacji (siwz) – należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia, o której mowa w art.36 Pzp,
3.6. wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego,
3.7. protokole – należy przez to rozumieć pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 96 Pzp,
3.8. zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

§ 2
1. Komisja przetargowa wykonuje czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, dla którego została powołana.
2. Wykonując czynności, o których mowa w zarządzeniu, komisja przetargowa stosuje przepisy Pzp oraz postanowienia niniejszego zarządzenia.
3. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego.
4. Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w ustawie, pracownikom zamawiającego.

§ 3
1. Członków komisji w liczbie nie mniejszej niż trzech, zarządzeniem powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego lub inna upoważniona osoba wykonująca czynności kierownika zamawiającego.
2. W skład komisji przetargowej wchodzą co najmniej:
2.1. przewodniczący,
2.2. sekretarz,
2.3. członek komisji.
3. Każdorazowo w skład komisji - jako przewodniczący - wchodzi pracownik ds. zamówień publicznych oraz osoba zajmująca się merytorycznie przedmiotem zamówienia.
4. Wyznaczenie osób do składu komisji przetargowej następuje w szczególności z uwzględnieniem odpowiednich kwalifikacji związanych z przedmiotem zamówienia.

§ 4
1. Komisja przetargowa przystępuje do wykonywania czynności niezwłocznie po jej powołaniu przez kierownika zamawiającego lub inną upoważnioną osobę oraz po otrzymaniu materiałów umożliwiających przygotowanie projektów dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania i wymaganych przepisami ustawy oraz przepisami wykonawczymi.
2. Zakończenie prac komisji przetargowej następuje z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania.

§ 5
1. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez komisję wymagana jest obecność co najmniej połowy jej członków.
2. Członkowie komisji mają prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach komisji.
3. Członkowie komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych.
4. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.
5. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie - o treści wymaganej przepisami art. 17
ust. 1 ustawy - o braku lub istnieniu okoliczności skutkującej wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
6. W przypadku złożenia oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy lub niezłożenia przez członka komisji oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, jak również w przypadku niewywiązywania się z obowiązków przewidzianych przepisami ustawy oraz postanowieniami zarządzenia, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka komisji, przewodniczący komisji przekazuje kierownikowi zamawiającego lub osobie upoważnionej.
7. Przewodniczący komisji wnioskuje do kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej o odwołanie członka komisji w przypadku:
7.1. wyłączenia się członka komisji z jej prac,
7.2. nierzetelnego i nieobiektywnego wykonywania powierzonych mu czynności,
7.3. zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach komisji.
8. Kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona odwołując członka komisji może wskazać do składu komisji przetargowej nową osobę. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona.
9. Czynności komisji przetargowej, jeżeli zostały wykonane z udziałem członka, podlegającego wykluczeniu, po powzięciu przez niego wiadomości o okolicznościach, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, powtarza się
z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.
10. Jeżeli w związku z pracą komisji członek komisji otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić swoje zastrzeżenia przewodniczącemu. Członek komisji powinien również przedstawić przewodniczącemu swoje zastrzeżenia, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac komisji, w jego przekonaniu jest niezgodny z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki.
11. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4 przez przewodniczącego komisji, członek komisji przedstawia je bezpośrednio kierownikowi zamawiającego lub osobie upoważnionej.
12. Członkowie komisji nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami komisji - w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.

§ 6
1. Pracami komisji kieruje przewodniczący, do którego zadań należy:
1.1. odebranie oświadczeń z art. 17 ust. 1 ustawy od członków komisji oraz innych osób wykonujących czynności związane z postępowaniem o zamówienie publiczne,
1.2. informowanie kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej o wystąpieniu okoliczności powodujących wykluczenie członka komisji,
1.3. wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
1.4. podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,
1.5. nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
1.6. informowanie kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
1.7. przedkładanie kierownikowi zamawiającego lub osobie upoważnionej  do zatwierdzenia protokołu postępowania o zamówienie publiczne.
2. W okresie nieobecności przewodniczącego komisji przetargowej czynności zastrzeżone dla niego wykonuje sekretarz komisji lub inna osoba wskazana przez kierownika zamawiającego  lub osobę upoważnioną.
3. W szczególności do zadań komisji należy:
3.1. przygotowanie wszelkich niezbędnych dokumentów do rozpoczęcia postępowania,
3.2. zapoznanie się z dokumentacją każdej procedury,
3.3. uczestniczenie w postępowaniach protestacyjnych oraz odwoławczych,
3.4. wykonywanie innych czynności proceduralnych, zgodnie z ustawą do momentu wyłonienia oferty najkorzystniejszej i zawarcia umowy z wykonawcą lub unieważnienia zamówienia.
4. Komisja przetargowa korzysta z wzorów dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami i stosownie do wybranej procedury zamówień publicznych. Pracownik ds. zamówień publicznych może ustalić dodatkowe wzory dokumentów, w zakresie nieuregulowanym ustawą i aktami wykonawczymi do niej, których zastosowanie usprawni przebieg postępowań o zamówienie publiczne i udzielanie zamówień.
5. Sekretarz komisji przetargowej prowadzi protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zapewnia formę pisemną postępowania o udzielenie zamówienia publicznego według wymagań określonych przepisami ustawy. W okresie nieobecności sekretarza komisji przetargowej czynności zastrzeżone dla niego wykonuje członek komisji wyznaczony przez przewodniczącego komisji przetargowej.
6. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiedzy specjalistycznej związanej z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej może powołać biegłych.
6.1. Do biegłych stosuje się odpowiednio przepisy art. 17 ust. 1 ustawy. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.
 
§ 7
1. Ustala się następujący tryb pracy komisji przetargowej:
1.1. przygotowanie wszelkich niezbędnych dokumentów w celu wszczęcia i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym:
a) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem, jeżeli ma być zastosowany inny tryb aniżeli wskazany we wniosku wydziału zamawiającego,
b) projektu zaproszenia wymaganego dla danego typu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
c) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dokument winien być parafowany:
 pod względem prawidłowości określenia przedmiotu zamówienia przez właściwą osobę merytoryczną,
 pod względem formalno-prawnym w zakresie Prawa zamówień publicznych przez pracownika ds. zamówień publicznych,
d) projektów ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
e) projektów innych dokumentów, w szczególności wniosków kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą.
Przewodniczący komisji przetargowej może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przygotowanie poszczególnych dokumentów,
1.2. wydawanie siwz wykonawcom, a także udostępnianie jej na stronie internetowej, zgodnie z ustawą – przewodniczący komisji przetargowej może wyznaczyć osobę za to odpowiedzialną spośród członków komisji,
1.3. udzielanie wyjaśnień dotyczących treści siwz:
a) w zakresie merytorycznym wątpliwości pojawiające się w trakcie procedury wyjaśnia pisemnie  osoba zajmująca się merytorycznie przedmiotem zamówienia,
b) w zakresie formalno – prawnym wątpliwości pojawiające się w trakcie procedury wyjaśnia w szczególności pracownik ds. zamówień publicznych,
1.4. prowadzenie negocjacji z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,
1.5. dokonanie otwarcia ofert w terminie i miejscu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
a) przewodniczący komisji przetargowej przed otwarciem ofert informuje zebranych o:
- kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
- składzie komisji przetargowej,
- postępowaniu, którego dotyczy posiedzenie,
- miejscu i terminie ogłoszenia postępowania,
- miejscu i terminie składania ofert,
- ilości ofert, które wpłynęły w wyznaczonym terminie,
b) komisja otwiera oferty, podając do odnotowania w protokole imię i nazwisko wykonawcy, nazwę (firma) oraz adres (siedziba) wykonawcy, którego oferta jest otwierana, a także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji, warunków płatności zawartych w ofercie,
1.6. komisja odsyła bez otwierania oferty, które wpłynęły po terminie,
1.7. komisja dokonuje oceny poprawności formalnej i merytorycznej ofert, w szczególności poprzez:
a) stwierdzenie zgodności treści oferty z przepisami ustawy,
b) stwierdzenie przedłożenia w ofercie wszystkich dokumentów wymaganych w siwz lub zaproszeniu,
c) stwierdzenie poprawności uwiarygodnień dokumentów oferty (podpisy, pieczątki, itp.),
d) dokonanie oceny ofert zgodnie z przyjętymi kryteriami (opisanymi w ogłoszeniu i siwz).
Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów określonych w ogłoszeniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny.
Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami sporządza się zbiorcze zestawienie oceny ofert (przy zastosowaniu obowiązującego druku).
W takim przypadku pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert zastępuje się pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty,
1.8. komisja wnioskuje do kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej o:
a) wykluczenie wykonawców,
b) odrzucenie ofert,
c) zatwierdzenie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,
d) w przypadku zaistnienia okoliczności, powodujących unieważnienie postępowania, komisja występuje do kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej podając uzasadnienie oraz wskazując podstawę prawną oraz okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.
Powyższe następuje poprzez złożenie kierownikowi zamawiającego lub osobie upoważnionej właściwego protokołu postępowania,
1.9. komisja może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między komisją a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1a i 2 ustawy i z wyjątkiem poniższego ppkt 1.10, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści,
1.10. komisja wzywa Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, lub którzy złożyli dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania,
1.11. komisja poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, zgodnie z art. 88 ustawy, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty. Komisja dokonując poprawy omyłek rachunkowych uwzględnia konsekwencje rachunkowe dokonanych poprawek,
1.12. komisja zawiadamia o wykluczeniu Wykonawców, odrzuceniu ofert zgodnie z ustawą,
1.13. wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania dokonuje kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona zatwierdzając propozycję komisji przetargowej,
1.14. komisja przygotowuje treść zawiadomienia o wyborze oferty zgodnie z art. 92 ustawy,
1.15. przewodniczący komisji – poprzez wydanie pisemnej dyspozycji do Referatu Gospodarki Finansowej - zwraca wadium zgodnie z art. 46 ustawy,
1.16. niezwłocznie po zawarciu umowy sekretarz komisji przetargowej zamieszcza ogłoszenie o zawarciu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich jeżeli wymaga tego wartość zamówienia.

§ 8
1. O wniesieniu protestu przez wykonawców przewodniczący komisji niezwłocznie informuje komisję i zwołuje jej posiedzenie.
2. Komisja przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest stosując przepisy Działu VI ustawy:
2.1. w zakresie merytorycznym wątpliwości pojawiające się w trakcie procedury wyjaśnia w szczególności osoba zajmująca się przedmiotem zamówienia,
2.2. w zakresie formalno – prawnym wątpliwości pojawiające się w trakcie procedury wyjaśnia w szczególności pracownik ds. zamówień publicznych.
3. Informację o wniesieniu protestu sekretarz komisji przetargowej przesyła wszystkim wykonawcom biorącym udział w postępowaniu.
4. Kopię wniesionego protestu sekretarz komisji przetargowej niezwłocznie przekazuje wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a jeżeli protest dotyczy treści ogłoszenia lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamieszcza ją również na stronie internetowej, na której jest udostępniana specyfikacja, wzywając wykonawców do wzięcia udziału w postępowaniu toczącym się w wyniku wniesienia protestu.
5. Wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu w imieniu zamawiającego zobowiązane są, na wezwanie komisji, udzielić pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stanowiska komisji w sprawie rozstrzygnięcia protestu.
6. Protest, wraz ze stanowiskiem komisji, przewodniczący przekazuje do akceptacji kierownikowi zamawiającego lub osobie upoważnionej.

§ 9
1. Kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona zatwierdza w szczególności nw. dokumenty:
1.1. wniosek o wszczęcie postępowania,
1.2. siwz, późniejsze jej zmiany oraz modyfikacje,
1.3. wystąpienia do Prezesa UZP z wyjątkiem ogłoszeń lub informacji przekazywanych w formie elektronicznej, których treść wynika z zatwierdzonej siwz, zaproszenia lub protokołu postępowania,
1.4. ogłoszenia z zastrzeżeniem pkt 1.3 lub zaproszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
1.5. wykluczenie wykonawcy, odrzucenie oferty,
1.6. wyjaśnienia dotyczące treści dokumentacji udostępnianej wykonawcom ubiegającym się lub zamierzającym się ubiegać o  udzielenie zamówienia publicznego,
1.7. protokół postępowania, stanowiący jednocześnie propozycję komisji przetargowej wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania,
1.8. zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania,
1.9. odpowiedzi na złożony protest.
2. Kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona odmawia zatwierdzenia projektów powyższych dokumentów, jeżeli w jego ocenie są one niezgodne
z przepisami ustawy i przepisami wykonawczymi, a w szczególności postanowienia w nich zawarte nie gwarantują wyboru najkorzystniejszej oferty lub są niekorzystne dla zamawiającego. Odmowa zatwierdzenia musi zawierać pisemne uzasadnienie.
3. Pisma związane z roboczym trybem komisji przetargowej podpisuje przewodniczący komisji.
4. Wszystkie pisma związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania parafowane są przez pracownika ds. zamówień publicznych.

§ 10
1. Kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa.
2. Na polecenie kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej, komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa.
3. Przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej sprawie powierza się komisji w zmienionym składzie, jeżeli kierownik zamawiającego odmówi zatwierdzenia propozycji komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 11
Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikowi ds. zamówień publicznych oraz kierownikom referatów i osobom na stanowiskach samodzielnych.

§ 12
Traci moc Zarządzenie nr 180/2004 z dnia 25 maja 2004 r. Burmistrza Miasta i Gminy Murowana Goślina w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy komisji przetargowej w Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina.

§ 13
W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem mają zastosowanie przepisy ustawy.
 
§ 14
Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się zasady dotychczasowe.

§ 15
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.