Urząd Miasta i Gminy Murowana Goślina Biuletyn Informacji Publicznej

z dnia: 28.06.2011.

w sprawie: wykonywania czynności kancelaryjnych określonych w instrukcji kancelaryjnej, stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina

Na  podstawie  art.  6 ust. 1 Ustawy z  dnia  14 lipca 1983 roku o narodowym  zasobie  archiwalnym  i archiwach  (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.),  w  związku  z  rozporządzeniem  Prezesa  Rady  Ministrów  z   dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 z dnia 20 stycznia 2011 roku) oraz  Regulaminu  Organizacyjnego  Urzędu   Miasta   i  Gminy  w  Murowanej  Goślinie  Nr 335/2009 z dnia 07.01.2009 r. z późn. zm. zarządzam, co następuje:

§1
W Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina, zwanym w dalszej części „Urzędem”, w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz  postępowania z dokumentacją, mają zastosowanie przepisy określone w:

1) instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa   Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14,poz.67) zwanego dalej „rozporządzeniem”, określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych podmiocie oraz regulującej postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej;
2) jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia, będącym podstawą klasyfikowania i kwalifikowania przez oznaczenie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nie tworzącej akt spraw;
3) instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozporządzenia, określającej organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.

§2
Czynności kancelaryjne w Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina są wykonywane w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Do wspomagania procesu obiegu dokumentów w systemie tradycyjnym wskazuje się program  Elektroniczny Obieg Dokumentów El-Dok.

§3
Na koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina wyznacza się Panią Lidię Nowak – podinspektora ds. administracyjnych
realizującego zadania archiwum zakładowego.Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy:

1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
2) udzielania instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie,
3) współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją,
4) podejmowania innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie.

§4
Dokumentacja nadsyłana i składana w Urzędzie Miasta i Gminy Murowana Goślina oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta spraw
2) nietworząca akt spraw

§5
1. Dokumentacja tworząca akta sprawy otrzymuje znak sprawy.
2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy i zawiera następujące elementy umieszczane po sobie wg podanej aktualnie kolejności i oddziela kropką w następujący sposób:
1) ABC.123.1.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt
3) 1 to liczba określająca pierwszą sprawę rozpoczętą w 2011 roku w komórce organizacyjnej w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła

§6
Dokumentację nietworzącą akt spraw, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt, stanowią w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;
2) nie zamawiane przez podmiot oferty, z których podmiot nie korzysta
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma
4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie udostępniającym automatycznie dane  określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr)
10)rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych zbiorów bibliotecznych)

§7
Ustala się listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny:

1) opatrzonych klauzulą „zastrzeżone” i „poufne” zgodnie z ustawą z dnia 5  sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), które przekazuje się pełnomocnikowi Burmistrza ds. ochrony informacji niejawnej,

2) adresowanych imiennie tj. zawierające jedynie nazwę urzędu oraz imię i nazwisko adresata (bez wskazania stanowiska służbowego lub stanowiska pracy ze struktury organizacyjnej,
3) oznaczonych jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie procedur zamówień publicznych,
4) naboru, konkursów,
5) opatrzonych dopiskiem „do rąk własnych”,
6) wartościowych

§8
Zobowiązuje się  kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy do zapoznania pracowników z przepisami określonymi w § 1 niniejszego Zarządzenia i zobowiązania  do ich stosowania w pracy bieżącej.

§9
Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta i Gminy.

§10
Tracą moc zarządzenia:

1) Nr 158/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Murowana Goślina z dnia 18 marca 2004 roku w sprawie rozbudowania jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta i Gminy Murowana Goślina
2) Nr 244/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Murowana Goślina z dnia 08 listopada 2004 roku w sprawie rozbudowania jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta i Gminy Mrowana Goślina
3) Nr 493 / 2006  Burmistrza Miasta i Gminy Murowana Goślina z dnia 04 sierpnia 2006 roku w sprawie rozbudowania jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta i Gminy Murowana Goślina
4) Nr 243 / 2008 Burmistrza Miasta i Gminy Murowana Goślina z dnia 19 maja 2008 roku w sprawie rozbudowania jednolitego rzeczowego Wykazu akt dla Urzędu Miasta i Gminy Murowana Goślina
5) Nr 62 / 2002 Burmistrza Miasta i Gminy Murowana Goślina z dnia 15 listopada 2002 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej

§11
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do Urzędu od dnia 1 stycznia 2011 roku